(Externer) Datenschutzbeauftragter: Aufgaben, Anbieter & Kosten 2025

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Bei der DSGVO kommt man schnell ins Grübeln. Mache ich alles richtig? Habe ich etwas Wichtiges übersehen? Die Vorgaben sind komplex, immer wieder gibt es Änderungen. Für Unternehmen ohne eigene Datenschutz-Expertise wird das schnell zur Belastung.

Ein Datenschutzbeauftragter hilft, typische Fallstricke zu vermeiden. Er übernimmt Aufgaben wie Prüfungen, Schulungen und die laufende Betreuung. Für viele kleine Betriebe, Vereine oder Online-Shops ist es einfacher und günstiger, diese Aufgaben an einen externen Datenschutzbeauftragten auszulagern.

Bevor du jemanden beauftragst, solltest du klären, ob du überhaupt dazu verpflichtet bist, einen DSB zu benennen. Entscheidend ist, wie viele Mitarbeiter regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten und wie sensibel die Daten sind.

Wir haben uns die rechtlichen Grundlagen und die gängigen Modelle genauer angeschaut. So bekommst du einen ersten Eindruck, welche Option zu deiner Organisation am besten passt.

• Hintergrund & Bedarf
• Anbieter-Vergleich

In diesem Artikel

• Einleitung
• Bedarf
• Vorteile
• Kosten
• Suche
• Anbieter
• Eignung nach Projekt
  
• Fazit & Alternativen
• Fragen und Antworten

Ein Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass ein Unternehmen die Vorgaben der DSGVO einhält. Er prüft Abläufe, berät bei Fragen zur Datenverarbeitung und hilft, Risiken früh zu erkennen. Für viele Teams ist er die wichtigste Anlaufstelle, wenn es um personenbezogene Daten geht.

Diese Rolle kann intern oder extern besetzt werden. Ein interner DSB braucht dafür solide Kenntnisse in Recht und Technik, muss unabhängig arbeiten und darf keine Position haben, die zu Interessenkonflikten führt. Das erfordert Zeit für Schulungen und regelmäßige Fortbildung.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt Fachwissen bereits mit. Das entlastet das Unternehmen, hat aber auch weniger Nähe zum Tagesgeschäft. Beide Modelle erfüllen dieselben Pflichten – sie unterscheiden sich vor allem im Aufwand und in der Art der Zusammenarbeit.

Dazu kommt häufig ein Datenschutzkoordinator. Er kann organisatorisch unterstützen, ersetzt aber keinen bestellten DSB.Wann du tatsächlich jemanden bestellen musst und welche Lösung sich für dein Projekt eignet, klären wir in den nächsten Abschnitten.

„Wann du tatsächlich jemanden bestellen musst und welche Lösung sich für dein Projekt eignet, klären wir in den nächsten Abschnitten.“

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Die DSGVO macht klar, in welchen Fällen ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss. Viele merken erst bei genauerem Hinsehen, dass sie die Voraussetzungen längst erfüllen. Die Kriterien wirken auf den ersten Blick technisch, lassen sich aber gut herunterbrechen.

Ein Datenschutzbeauftragter ist verpflichtend, wenn mindestens eine dieser Bedingungen vorliegt:

• Mindestens 20 Personen arbeiten „ständig“ bzw. regelmäßig mit personenbezogenen Daten (ausgenommen sind damit bspw. kurzfristige Aushilfen bei der Datenverarbeitung)
• Es werden sensible Daten verarbeitet, etwa Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder politische Einstellungen.
• Das Unternehmen betreibt Videoüberwachung, z. B. im Eingangsbereich oder zur Sicherung von Lagern.
• Es ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorgeschrieben, etwa bei Tools mit hohem Risiko.

Aus unserer Erfahrung gehören dazu viele praktische Beispiele: Arztpraxen arbeiten täglich mit sensiblen Daten. Schulen verwalten umfangreiche Schüler- und Familiendaten. Start-ups kommen durch Support- und Produktteams schnell auf die 20-Personen-Grenze. Selbst Handwerksbetriebe können betroffen sein, wenn regelmäßig Kundendaten digital verarbeitet werden oder Überwachungssysteme im Einsatz sind.

Ob der Datenschutzbeauftragte intern oder extern bestellt wird, spielt für die Pflichten keine Rolle. Beide müssen die gleichen Aufgaben erfüllen, etwa Beratung, Dokumentation oder die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Externe Anbieter bringen jedoch sofortige Expertise mit, während interne Beauftragte müssen erst geschult werden, mitunter fehlt ihnen dann die Zeit für andere Aufgaben.

Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt eine Reihe klar definierter Aufgaben. Die wichtigsten Punkte lassen sich gut zusammenfassen.

Zu den zentralen Aufgaben gehören:

• Beratung bei allen Fragen rund um Datenschutz und DSGVO.
• Schulungen für Mitarbeitende, damit alle wissen, worauf im Alltag zu achten ist.
• Überwachung der internen Abläufe, um DSGVO-Vorgaben einzuhalten.
• Prüfung neuer Tools und Prozesse, bevor sie eingeführt werden.
• Unterstützung beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und bei AV-Verträgen.
• Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen.
• Einschätzung von Risiken und Begleitung bei Datenschutzvorfällen.

Wichtig ist: Ein Datenschutzbeauftragter setzt Maßnahmen nicht selbst um. Die Verantwortung bleibt immer beim Unternehmen. In der Praxis sorgt diese klare Rollenverteilung oft für weniger Missverständnisse – und dafür, dass Aufgaben sauber erledigt werden können.

Im DSGVO-Dschungel den Überblick zu behalten ist für viele Unternehmen herausfordernd. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann hier viel Druck aus dem Alltag nehmen. Externe Fachleute bringen sofort Struktur hinein und helfen, typische Fehler zu vermeiden – ohne dass du intern Ressourcen freischaufeln musst.

Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter

Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet klare Vorteile:

• Hohe fachliche Expertise, da diese Personen sich täglich mit Datenschutzfragen beschäftigen.
• Unabhängigkeit, weil keine internen Interessenkonflikte bestehen.
• Kein zusätzlicher Personalaufwand für Schulungen oder Weiterbildungen.
• Planbare und transparente Preise, oft als monatliche Pauschale.
• Besonders sinnvoll für kleine Unternehmen, Schulen, Vereine, Praxen und Online-Shops, die kein eigenes Datenschutzteam haben.
• Sofort startklar, da keine Einarbeitung oder interne Ressourcen nötig sind.

Ein interner Datenschutzbeauftragter kann sich lohnen, wenn ein Unternehmen groß genug ist, um die Aufgaben dauerhaft intern abzubilden. Dann sind Abläufe kürzer, und die Person kennt die internen Prozesse sehr genau.

Externe DSBs eignen sich dagegen für alle, die schnelle Unterstützung benötigen oder sich nicht langfristig binden möchten.Welche Option passt, hängt von Mitarbeitendenzahl, Risikoniveau und vorhandenen Kapazitäten ab. In beiden Fällen gelten dieselben Pflichten – der Weg dahin unterscheidet sich jedoch deutlich.

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren deutlich – je nach Unternehmensgröße, Branche und gewünschtem Leistungsumfang. Trotzdem lassen sich typische Muster erkennen, an denen du dich orientieren kannst.

Typische Preismodelle

In der Praxis begegnen dir vor allem drei Modelle:

1. Monatspauschalen 
   Für viele kleinere Unternehmen liegen die Preise zwischen ca. 90 bis 350 Euro pro Monat. Für kleinere Unternehmen liegen die Preise meist zwischen 90 und 350 Euro pro Monat. Bei größeren Strukturen, mehreren Standorten oder sensiblen Daten können die Kosten spürbar höher ausfallen.
2. Jahrespauschalen
   Viele Anbieter bieten Jahrestarife an, die sich häufig im Bereich von 1.000 bis etwa 4.000 Euro bewegen.
   Je nach Risiko und Anzahl der Mitarbeitenden kann der Preis aber auch darüber liegen.
3. Modulmodelle
   Einzelne Leistungen – z. B. DSGVO-Audit, Schulungen, Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten oder Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen – werden separat berechnet. Das eignet sich vor allem für Unternehmen, die nur punktuelle Unterstützung brauchen.

Faktoren, die die Preise bestimmen

Die tatsächlichen Kosten hängen stark von deiner Unternehmenssituation ab:

• Unternehmensgröße: Je mehr Mitarbeitende regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, desto höher der Betreuungsaufwand.
• Art der Daten: Gesundheitsdaten, Sozialdaten oder Daten von Minderjährigen erhöhen das Risiko – und damit den Preis.
• Branche: SaaS-Anbieter, Gesundheitswesen, Bildungseinrichtungen oder E-Commerce benötigen meist intensivere Beratung.
• Standorte: Mehrere Niederlassungen bedeuten zusätzlichen Aufwand bei Dokumentation und Abstimmung.
• IT-Struktur: Komplexe Softwarelandschaften oder viele Tools sorgen für zusätzlichen Prüfbedarf.

Orientierungswerte aus der Praxis 

• Kleine Unternehmen (1–20 Mitarbeitende)
  ca. 90 bis 350 Euro pro Monat, je nach Datenart und Umfang der Beratung.
• Mittelständische Unternehmen (20–100 Mitarbeitende)
  meist 300 bis 800 Euro pro Monat – bei höherem Risiko auch mehr.
• Große Unternehmen und sensible Branchen
  individuelle Angebote, oft deutlich oberhalb der Standardbereiche.

Diese Spannen sind keine festen Marktpreise, sondern zeigen, wo sich viele seriöse Anbieter bewegen. Entscheidend ist immer der konkrete Leistungsumfang.

Worauf du beim Angebot achten solltest

Ein guter DSB-Anbieter zeichnet sich durch klare Strukturen aus. Achte vor Vertragsabschluss besonders auf:

• transparente Leistungsbeschreibungen ohne versteckte Zusatzkosten
• klare Laufzeiten und Kündigungsregelungen
• Umfang der Beratung, inkl. Reaktionszeiten
• nachweisbare Qualifikationen oder Zertifikate
• verständliche Dokumentation der erbrachten Leistungen

Manche günstige Angebote wirken auf den ersten Blick attraktiv, enthalten aber nur sehr eingeschränkte Leistungen. Ein genauer Blick schützt vor Überraschungen – und vor zusätzlichen Kosten später.

Mit ein paar klaren Kriterien lässt sich gut erkennen, ob ein Anbieter zuverlässig arbeitet.Wenn du den Vergleich nicht selbst durchführen möchtest, findest du hier eine praktische Übersicht seriöser Dienste inklusive unverbindlicher Angebote:

Für deine erfolgreiche Suche nach einem externen DSB hier noch eine kleine Checkliste von uns:

• Sind Qualifikationen und Zertifikate nachvollziehbar?
• Passt die Erfahrung zur eigenen Branche?
• Sind Preise und Leistungen im Angebot klar beschrieben?
• Gibt es feste Ansprechpartner und verlässliche Reaktionszeiten?
• Werden verständliche Schulungen für Mitarbeitende angeboten?
• Ist die Vertragslaufzeit fair und ohne versteckte Kosten?

Ein seriöser Datenschutzbeauftragter macht seine Aufgaben transparent und arbeitet eng mit dem Unternehmen zusammen. Wenn du diese Punkte im Blick behältst, findest du schnell ein Modell, das zu deinem Projekt passt.

Fehler & Missverständnisse

In vielen Gesprächen merken wir, wie hartnäckig sich bestimmte Irrtümer halten. So kannst du typische Stolperfallen früh vermeiden.

Häufige Fehler:

• Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht für alles verantwortlich. Die Umsetzung bleibt beim Unternehmen, auch wenn der DSB berät.
• „Wir verarbeiten keine sensiblen Daten“ – ein häufiger Irrtum. Schon einfache Kundendaten können je nach Kontext als sensibel gelten.
• Ein Datenschutzbeauftragter ist kein IT-Administrator. Er berät zur DSGVO, übernimmt aber keine technischen Aufgaben.
• Unklare Rollen sind ein typisches Problem, besonders wenn ein Datenschutzkoordinator eingesetzt wird. Er unterstützt organisatorisch, ersetzt aber nicht die formalen Pflichten eines Datenschutzbeauftragten.
• Fehlende Dokumentation trotz bestelltem DSB kommt oft vor. Ohne vollständige Unterlagen drohen trotzdem Risiken.
• Unklare Befugnisse oder mangelnde Unabhängigkeit erschweren die Arbeit. Das betrifft interne wie externe Datenschutzbeauftragte.

Der Markt für externe Datenschutzbeauftragte ist breit aufgestellt. Wir sehen vier große Kategorien, die sich in Arbeitsweise, Preisstruktur und Schwerpunkt unterscheiden. So findest du schneller heraus, welcher Ansatz zu deinem Unternehmen passt.

Welcher externe Datenschutzbeauftragte geeignet ist, hängt stark vom Projekt ab. Einfache Websites haben andere Anforderungen als datenintensive Start-ups oder soziale Einrichtungen. Wenn du weißt, wie umfangreich deine Datenverarbeitung ist, fällt die Auswahl deutlich leichter.

Für kleinere Teams eignen sich häufig digitale Datenschutz-Services. Online-Shops oder SaaS-Plattformen brauchen dagegen Anbieter, die technische Prozesse gut einschätzen können. Arztpraxen, Schulen oder Vereine arbeiten oft mit sensiblen Daten und profitieren deshalb meist von einer engeren Betreuung durch spezialisierte Kanzleien oder Beratungsfirmen.

Entscheidend ist, dass der externe Datenschutzbeauftragte die DSGVO-Anforderungen deines Projekts realistisch einschätzen kann. Je sensibler die Daten oder je komplexer die Abläufe, desto wichtiger ist fundierte Erfahrung in deiner Branche.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist besonders sinnvoll, wenn dein Unternehmen wenig interne Ressourcen hat oder mit sensiblen Daten arbeitet. Die Vorteile liegen in der schnellen Expertise, klaren Strukturen und verlässlicher Beratung.

Wichtig bleibt, dass alle Dokumente rechtssicher sind und regelmäßig aktualisiert werden – nur so bleibt dein Projekt langfristig DSGVO-konform. Wer kein externes Modell wählen möchte, hat aber auch andere Optionen.

Alternativen zu einem externen Datenschutzbeauftragten

• Interner Datenschutzbeauftragter
  Geeignet für größere Unternehmen. Vorteil: Kennt interne Abläufe gut. Nachteil: hoher Aufwand für Schulung und Unabhängigkeit.
• Datenschutzkoordinator
  Unterstützt organisatorisch. Vorteil: Entlastung im Alltag. Nachteil: ersetzt keinen bestellten DSB, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.
• Einmalige anwaltliche Beratung
  Sinnvoll für Risikoanalysen oder komplexe Einzelfragen. Nachteil: keine laufende Betreuung.
• Schulungen und interne Prozesse ohne DSB
  Nur möglich, wenn keine gesetzliche Pflicht besteht. Vorteil: geringe Kosten. Nachteil: hohes Risiko bei fehlender Expertise.
• Tools für DSGVO-Dokumentation
  Unterstützen bei VVT, AV-Verträgen oder Schulungen. Vorteil: gute Struktur. Nachteil: kein Ersatz für Beratung oder behördliche Kommunikation.